गैरसरकारी संस्थालाई सहयोगको निवेदन कसरी दिने

गैरसरकारी संस्थालाई सहयोगको निवेदन कसरी दिने भन्ने सिधा जवाफ एक पानामै अटाउँछ: के चाहियो, कति जनाका लागि चाहियो, कहाँ र कहिले चाहियो, तपाईंको तर्फबाट के जुटाउन सकिन्छ, र कसलाई फोन गर्ने — यति कुरा खुलाएर लेख्नुहोस्, वडा वा विद्यालय/टोल समितिको सही–छाप राख्नुहोस्, अनि संस्थाको कार्यालयमा बुझाएर दर्ता नम्बर लिनुहोस्। धनुषाको गणेशमान चारनाथमा कार्यालय भएको एउटा गैरसरकारी संस्थाका रूपमा हामीकहाँ वर्षभरि यस्ता निवेदन आउँछन्। तीमध्ये धेरैले जवाफ नपाउनुको कारण माग नै नमिल्नु होइन — पत्रमा निर्णय गर्न पुग्ने कुरा नै नहुनु हो।

नगरपालिकाका वेबसाइटमा भेटिने तयारी निवेदन ढाँचाहरू सिफारिस, नक्कल, कर निर्धारण वा उजुरीजस्ता सरकारी सेवाका लागि बनेका हुन्। संस्थासँग शिविर, तालिम वा शैक्षिक सहयोग माग्दा चाहिने ढाँचा कतै भेटिँदैन। तल त्यही छ।

निवेदनमा हुनैपर्ने आठ कुरा

कुनै पनि निवेदनका आधारभूत तत्त्व — मिति, कसले कसलाई लेखेको हो, र कुन विषयमा लेखेको हो — सामान्य निवेदन लेखनका नियम अनुसार अनिवार्य हुन्छन्। संस्थालाई लेख्दा त्यतिले मात्र पुग्दैन, किनभने संस्थाले सेवा दिने होइन, स्रोत र समय छुट्याउने निर्णय गर्नुपर्छ।

1. मिति — निवेदन बुझाउने दिनको मिति।
2. सम्बोधन — संस्थाको पूरा नाम, कार्यालयको ठेगाना र पद (श्री अध्यक्षज्यू / कार्यालय प्रमुखज्यू)।
3. विषय — एक हरफमा, काम खुल्ने गरी। “सहयोग पाऊँ” होइन; “विद्यालयमा निःशुल्क स्वास्थ्य शिविर सञ्चालन गरिपाऊँ” जस्तो।
4. माग — परिमाणसहित। कति जनाको जाँच, कति सेट पाठ्यसामग्री, कति दिनको तालिम।
5. लाभान्वित हुने संख्या — कति घरधुरी, कति विद्यार्थी, कति महिला; कुन वडा र कुन टोल।
6. ठाउँ र समय — प्रस्तावित स्थान र मिति, र एउटा वैकल्पिक मिति। एउटै मिति मात्र दिँदा कार्यक्रम बाझिए निवेदन त्यहीँ रोकिन्छ।
7. तपाईंको तर्फबाट के जुट्छ — कोठा, बेन्च–टेबल, खानेपानी, बिजुली, माइक, स्वयंसेवक, घरघरमा सूचना। यो हरफ भएको र नभएको निवेदनबीच निर्णयमा सबैभन्दा ठूलो फरक पर्छ।
8. सम्पर्क — एक जनाको नाम, पद र चालू मोबाइल नम्बर, अनि निवेदकको सही। समिति वा विद्यालयको भए छाप।

एक पानाको नमूना

मिति: ……………

श्री अध्यक्षज्यू,
……………………… (संस्थाको नाम), ……………… (ठेगाना)

विषय: विद्यालयमा निःशुल्क स्वास्थ्य शिविर सञ्चालन गरिपाऊँ।

महोदय,

उपर्युक्त सम्बन्धमा, ……………… गाउँपालिका/नगरपालिका वडा नं. ……, ……………… टोलमा रहेको यस ……………… आधारभूत विद्यालयमा कक्षा १ देखि ८ सम्म जम्मा …… जना विद्यार्थी अध्ययनरत छन्। यस टोलका अधिकांश परिवार खेतीमा आश्रित छन् र नजिकको स्वास्थ्य संस्था करिब …… किलोमिटर टाढा छ। विगत वर्ष यस क्षेत्रमा कुनै स्वास्थ्य शिविर सञ्चालन भएको छैन।

यसै सन्दर्भमा विद्यार्थी, अभिभावक र वरपरका करिब …… घरधुरीका लागि एक दिने निःशुल्क सामान्य स्वास्थ्य जाँच शिविर सञ्चालन गरिदिनुहुन अनुरोध गर्दछौँ। शिविरका लागि प्रस्तावित मिति ……………… र वैकल्पिक मिति ……………… रहेको छ।

विद्यालयको तर्फबाट चार कोठा, बेन्च–टेबल, पिउने पानी, बिजुली तथा सरसफाइको व्यवस्था, र सूचना प्रवाह एवं लाइन व्यवस्थापनका लागि …… जना शिक्षक तथा …… जना स्वयंसेवक उपलब्ध गराउने प्रतिबद्धता छ। वडा कार्यालयको सिफारिस र विद्यालय व्यवस्थापन समितिको निर्णयको प्रतिलिपि संलग्न छ।

सम्पर्क: ……………… (नाम), प्रधानाध्यापक, मोबाइल ………………

निवेदक:
……………… (नाम, पद, सही, छाप)

संलग्न गर्नुपर्ने कागज

• वडा कार्यालयको सिफारिस। वडा कार्यालयको नियमित कामभित्रै सिफारिस तथा प्रमाणीकरण पर्छ, त्यसैले यो माग्न अप्ठ्यारो मान्नुपर्दैन।
• विद्यालय व्यवस्थापन समिति, टोल विकास संस्था वा आमा समूहको निर्णय पुस्तिकाको सम्बन्धित पानाको प्रतिलिपि।
• लाभान्वितको संख्या खुल्ने नामावली वा कक्षागत विवरण।
• सम्पर्क व्यक्तिको नागरिकताको प्रतिलिपि (संस्थाले मागेमा)।
• ठाउँको अवस्था देखिने दुई–तीन फोटो, भए।

एउटा गैरसरकारी संस्थाभित्र निवेदन कसरी चल्छ

1. दर्ता। कार्यालयमा बुझाएपछि दर्ता नम्बर र मिति सोध्नुहोस्, र आफूसँग राख्ने प्रतिलिपिमा दर्ता छाप लगाइदिन अनुरोध गर्नुहोस्। पछि सोध्दा यही नम्बर काम लाग्छ।
2. सम्पर्क। पत्रमा लेखिएको नम्बरमा फोन गरेर नखुलेका कुरा बुझिन्छ। नम्बर बन्द भए वा कसैले नउठाए फाइल त्यहीँ अड्किन्छ — यो सबैभन्दा सामान्य कारण हो।
3. स्थलगत बुझाइ। ठूलो माग वा नयाँ ठाउँ भए कार्यक्षेत्र, कोठा र पहुँच हेर्न जानुपर्ने हुन्छ।
4. कार्यक्रमसँग मिल्छ कि मिल्दैन। माग यो समाजसेवी संस्थाले चलाउने कार्यक्रमहरूभित्र पर्छ कि पर्दैन, र चालू वर्षको बजेटमा ठाउँ छ कि छैन भनी हेरिन्छ।
5. जवाफ। हुन्छ, पर्खनुपर्छ, वा हुँदैन — तीनमध्ये एउटा।

समय तोकेर “यति दिनमा हुन्छ” भन्न मिल्दैन, र भन्नु पनि हुँदैन। चलिरहेको कार्यक्रममै थपिने माग भए छिटो टुंगो लाग्छ; नयाँ बजेट चाहिने भए आगामी योजना चक्र कुर्नुपर्छ। संस्थाको पैसा स्वीकृत कार्यक्रमसँग बाँधिएको हुन्छ, र समाज कल्याण ऐन, २०४९ अनुसार बाह्य स्रोतबाट सहयोग लिने भए परियोजनाको प्रस्तावसहित समाज कल्याण परिषद्मा निवेदन गरी स्वीकृति लिनुपर्छ। त्यसैले “भोलि नै नगद” भन्ने मागको जवाफ प्रायः नकारात्मक हुन्छ।

किन कतिपय निवेदन अस्वीकृत हुन्छन्

• सम्पर्क नम्बर छैन, वा छ तर बन्द छ।
• माग अस्पष्ट छ — “आर्थिक सहयोग गरिपाऊँ” मात्र लेखिएको, कति र केका लागि खुलेको छैन।
• व्यक्तिको खातामा नगद माग गरिएको छ।
• ठाउँ संस्थाको कार्यक्षेत्रभन्दा बाहिर छ।
• माग संस्थाले चलाउने कुनै पनि कार्यक्रमभित्र पर्दैन। हामी के गर्छौं र के गर्न सक्दैनौं पहिले हेरेर लेख्दा समय जोगिन्छ।
• समिति वा विद्यालयको निर्णय/सिफारिस छैन, त्यसैले माग समुदायको हो कि एक जनाको हो थाहा हुँदैन।
• स्थानीय तर्फबाट कुनै जिम्मेवारी लिइएको छैन।

कुन माग कहाँ लैजाने

स्वास्थ्य शिविरको हकमा निवेदनअघि शिविर माग्दा वडा वा विद्यालयले के-के जुटाउनुपर्छ भन्ने सूची हेर्नुभयो भने पत्र एकैपटकमा पूरा हुन्छ।

बारम्बार सोधिने प्रश्न

निवेदन हातले लेखे हुन्छ कि टाइप गर्नैपर्छ?

हातले लेखे पनि हुन्छ। अक्षर पढ्न मिल्ने र नम्बरहरू स्पष्ट हुनुपर्छ। टाइप गरेको भए पनि सही र छाप हातैले लाग्नुपर्छ।

कति रकम चाहिन्छ भनेर लेख्ने कि नलेख्ने?

रकम होइन, परिमाण लेख्नुहोस् — कति जना, कति सेट, कति दिन। रकम संस्थाले आफ्नै दररेटमा हिसाब गर्छ। खरिद गर्नुपर्ने सामग्री भए अनुमानित मूल्यसहितको सूची संलग्न गर्दा सजिलो हुन्छ।

वडाको सिफारिस अनिवार्य हो?

कानुनी बाध्यता होइन, तर माग व्यक्तिगत नभई सामुदायिक हो भन्ने पुष्टि यही कागजले गर्छ। विद्यालय वा टोल समितिको निर्णयको प्रतिलिपिले पनि धेरै हदसम्म त्यही काम गर्छ।

जवाफ नआए के गर्ने?

दर्ता नम्बर र मिति उद्धृत गरेर कार्यालयमा फोन गर्नुहोस्। कुनै पनि संस्थाले “पर्खनुहोस्” भन्दा कुन कारणले पर्खनुपर्ने हो — बजेट, मौसम, कि कार्यक्रम तालिका — सोध्न पाउनुहुन्छ।

एउटै निवेदन धेरै संस्थालाई पठाउन मिल्छ?

मिल्छ, र पठाउनु पनि राम्रो हो। तर कुन-कुन संस्थालाई पठाइएको हो भन्ने खुलाउनुहोस्। दुई संस्थाले एउटै ठाउँमा एउटै कार्यक्रम दोहोर्‍याउँदा स्रोत खेर जान्छ।

निवेदन तयार भयो भने कार्यालयको ठेगाना र सम्पर्क यहाँ छ — हातैले बुझाउन सक्नुहुन्छ। लेख्नुअघि हाम्रो गैरसरकारी संस्थाको कार्यक्षेत्र एकचोटि हेर्नुहोस्; माग र कार्यक्षेत्र मिलेको निवेदनले कहिल्यै जवाफ नपाई बस्नुपर्दैन।