संस्थाको हिसाब: सामाजिक परीक्षण र वार्षिक प्रतिवेदन
कुनै पनि संस्थाले वर्षमा बनाउनैपर्ने कागज तीन वटा हुन् — लेखापरीक्षण प्रतिवेदन, वार्षिक प्रगति विवरण र साधारण सभाको आय-व्यय सहितको निर्णय। ती कागज समुदायकै अगाडि पढेर सुनाउने प्रक्रिया नै सामाजिक परीक्षण हो, र सर्वसाधारणले ती माग्न पाउँछन्।
In this article (8)
कुनै गैरसरकारी संस्थाले वर्षभरि के गर्यो र पैसा कहाँ गयो भन्ने जान्न तीन वटा कागज पुग्छ — लेखापरीक्षण प्रतिवेदन, वार्षिक प्रगति विवरण र साधारण सभाको आय-व्यय सहितको निर्णय। संस्थाको सामाजिक परीक्षण भनेको ती कागजलाई दराजबाट झिकेर, जसका लागि काम गरिएको हो उहाँहरूकै अगाडि पढेर सुनाउने र सोधिएका प्रश्नको जवाफ दिने खुला प्रक्रिया हो। त्यही कागज नियामक निकायलाई बुझाउने काम वार्षिक प्रतिवेदन हो। पहिलो समुदायका लागि हो, दोस्रो कार्यालयका लागि।
यी दुवै काम अलग-अलग तहमा बस्छन्, र नागरिकलाई अलमल यहीँ पर्छ। तल कुन कागज कानूनले अनिवार्य गरेको हो, कुन अभ्यासले मात्र चलेको हो, र ती कागज तपाईंले कसरी माग्ने भन्ने क्रमैसँग राखिएको छ।
वर्षभरिमा बन्ने कागज: कुन, कसले, कहाँ
जिल्ला प्रशासन कार्यालयमा दर्ता भएको संस्थाले हरेक आर्थिक वर्षपछि नवीकरण गराउनुपर्छ, र नवीकरणको फाइलमा तलका कागज बिना फाइल अघि बढ्दैन।
| कागज | कसले बनाउँछ | कहाँ पुग्छ |
|---|---|---|
| लेखापरीक्षण प्रतिवेदन | इजाजतपत्र प्राप्त लेखापरीक्षक | जिल्ला प्रशासन कार्यालय, दाता निकाय |
| वार्षिक प्रगति विवरण | कार्यसमिति | जिल्ला प्रशासन कार्यालय, स्थानीय तह |
| साधारण सभाको आय-व्यय सहितको निर्णय | साधारण सभा | नवीकरण फाइल |
| कर चुक्ता प्रमाण | आन्तरिक राजस्व कार्यालय | नवीकरण फाइल |
| सिफारिस पत्र | वडा/स्थानीय तह | नवीकरण फाइल |
यीबाहेक रीतपूर्वकको निवेदन, दर्ता प्रमाणपत्रको सक्कल, लेखापरीक्षकको इजाजत पत्र र कार्यसमितिको निर्णयको प्रतिलिपि चाहिन्छ; नवीकरण दस्तुर रु. ५०० र रु. १० को टिकट लाग्छ, ढिलो भए विलम्ब शुल्क नियमानुसार थपिन्छ (जिल्ला प्रशासन कार्यालयले सार्वजनिक गरेको सूची)।
यो सूची सानो देखिए पनि धेरै संस्था यहीँ अल्झिन्छन्। मकवानपुरमा २,२५० संस्था दर्ता भएकामा ३२० ले मात्र नवीकरण गराएको प्रमुख जिल्ला अधिकारीले गत साउनमा सार्वजनिक गरेका थिए। बाँकेमा पनि १,६२१ दर्तामध्ये एक वर्षमा १८५ ले मात्र नवीकरण गरेको तथ्यांक आएको थियो। त्यसैले कुनै संस्थाको भर पर्नुअघि गर्न सकिने सबैभन्दा छोटो जाँच भनेको नवीकरण प्रमाणपत्रको मिति हेर्नु हो — त्यो मिति चालु आर्थिक वर्षको हो भने लेखापरीक्षण, साधारण सभा र कर चुक्ता तीनै कुरा आफैं प्रमाणित हुन्छन्।
संस्थाको सामाजिक परीक्षण र वार्षिक प्रतिवेदन: दुई फरक काम
लेखापरीक्षणले सोध्ने प्रश्न एउटै हो — रकम नियमसम्मत ढंगले खर्च भयो कि भएन। यसको पाठक लेखापरीक्षक र कार्यालय हुन्। सामाजिक परीक्षणले सोध्ने प्रश्न फरक छ — त्यही खर्चले गाउँमा के फेर्यो, लाभ कसले पायो, कसले पाएन, र अर्को वर्ष के सुधार्ने। यसको पाठक समुदाय हो।
व्यवहारमा यो कस्तो देखिन्छ भन्ने एउटा नमुना: काठमाडौंस्थित कन्सोर्टियम नेपालले आफ्नो वार्षिक सामाजिक परीक्षणमा ३९ जना सहभागी राखेर संस्थाको परिचय, कार्यक्रम विवरण, उपलब्धि र चुनौती एकातिर र आर्थिक अवस्था अर्कोतिर प्रस्तुत गरी खुला छलफलमा सुझाव लिएको विवरण सार्वजनिक गरेको छ। ढाँचा जटिल छैन: प्रस्तुति, प्रश्न, र लिखित सुझाव।
नेपालमा गैरसरकारी संस्थाको सामाजिक परीक्षण किन एकनास छैन
यहाँ इमानदार कुरा भन्नु पर्छ। विद्यालय र स्थानीय निकायका लागि सामाजिक परीक्षणको छुट्टै निर्देशिका र मापदण्ड छन्, तर गैरसरकारी संस्थाले आफ्नो सामाजिक परीक्षण कसरी गर्ने भन्ने एउटै मानकीकृत, सबैलाई बाध्य पार्ने दस्तावेज अझै बनेको छैन — यो कमजोरी क्षेत्रभित्रैबाट औंल्याइएको छ। अर्थात् लेखापरीक्षण नगरी नवीकरण हुँदैन, तर सामाजिक परीक्षण नगरे पनि दर्ता खारेज हुँदैन।
त्यसैले धेरै संस्थाले विद्यालयको ढाँचा सापटी लिन्छन्। विद्यालयमा शिक्षक-अभिभावक संघका संयोजकको अध्यक्षतामा आठ सदस्यीय सामाजिक परीक्षण समिति बन्छ, मापदण्डले तोकेका १६ प्रकारका सूचना व्यवस्थापन समितिले उपलब्ध गराउँछ, प्रतिवेदन सार्वजनिक सभामा पढिन्छ र सुझावसहित कार्यान्वयनका लागि फिर्ता बुझाइन्छ (एजुखबरको व्याख्या)। संस्थाले पनि यही हाँगा समातेर आफ्नो लाभग्राही समूहलाई बोलाउन सक्छ।
सामाजिक परीक्षण कसरी गर्ने: छ चरण
- मिति र ठाउँ तोक्ने: लेखापरीक्षण सकिएपछि, साधारण सभाभन्दा अघि। ठाउँ कार्यालय होइन, काम भएकै टोल वा वडा।
- कागज तयार पार्ने: आय कहाँबाट आयो (स्रोतैपिच्छे), खर्च कुन शीर्षकमा गयो, कति कार्यक्रम भए, कति जना सहभागी भए, कति काम अधुरा रहे।
- अग्रिम सूचना: वडा कार्यालय र लाभग्राही समूहलाई कम्तीमा एक हप्ता अघि जानकारी। नआएको मान्छेले प्रश्न सोध्न पाउँदैन।
- सरल भाषामा प्रस्तुति: रकम हजार-लाखको जोडघटाउमा होइन, "यति घरधुरीलाई यति" भन्ने भाषामा। मैथिली वा स्थानीय भाषामा भन्न सकिने ठाउँमा त्यसै गर्ने।
- खुला प्रश्न र लिखित टिपोट: जवाफ नभएको प्रश्नलाई "थाहा छैन, पत्ता लगाएर भन्छौं" भन्ने र मिति तोक्ने।
- प्रतिवेदन सार्वजनिक गर्ने: टिपोट, सुझाव र तिनमा गरिने काम सहितको छोटो कागज वडा कार्यालय, सूचना पाटी र वेबसाइटमा।
सामाजिक परीक्षणमा समुदायले सोध्नुपर्ने प्रश्न
- यो वर्ष रकम कुन-कुन स्रोतबाट आयो, र कुनै स्रोत विदेशी हो भने स्वीकृति कसले दियो?
- कुल खर्चमध्ये कार्यक्रममा कति र कार्यालय सञ्चालनमा कति गयो?
- लाभग्राही छनोट कसरी भयो, सूची कहाँ राखिएको छ?
- घोषणा गरिएको तर सम्पन्न नभएको कार्यक्रम कुन हो, किन भएन?
- निर्माण वा खरिद भएको भए, कोटेसन र भरपाई हेर्न पाइन्छ?
- गत वर्षको सामाजिक परीक्षणमा आएका सुझावमध्ये कति कार्यान्वयन भए?
- कार्यसमितिमा महिला, दलित र सीमान्तकृत समुदायको प्रतिनिधित्व कति छ?
- अन्तिम लेखापरीक्षण कुन आर्थिक वर्षको हो, र नवीकरण कहिलेसम्म वैध छ?
कागज कसरी माग्ने
पहिलो बाटो सिधा हो — संस्थाको कार्यालयमा लिखित निवेदन दिने, कुन आर्थिक वर्षको कुन कागज चाहिएको हो स्पष्ट लेखेर। दोस्रो बाटो दर्ता गर्ने कार्यालय हो: नवीकरणको फाइल जिल्ला प्रशासन कार्यालयमा रहन्छ, र धनुषाका लागि त्यो कार्यालय जनकपुरमा छ (फोन ०४१-४२०५१०, ०४१-४२००७५ — कार्यालयको आधिकारिक वेबसाइट)। तेस्रो बाटो स्थानीय तह हो, किनभने नवीकरणको सिफारिस वडा वा नगरपालिकाबाटै जान्छ, र कुन संस्थाले कुन वडामा के गर्यो भन्ने अभिलेख त्यहीँ बस्छ।
संस्थाले कागज देखाउन अस्वीकार गर्यो भने त्यो आफैंमा एउटा जवाफ हो। दान दिनुअघि चलाउन सकिने अरू जाँचहरू नेपालमा दान कुन संस्थालाई दिने भन्ने लेखमा राखिएका छन्, र निवेदन बुझाउने तरिका जनकपुर–धनुषाका समाजसेवी संस्थासँग सम्पर्क गर्ने लेखमा छ।
हामीसँग के-के माग्न सक्नुहुन्छ
श्रीजनशील नेपाल गणेशमान चारनाथ नगरपालिका, धनुषामा आधारित दर्ता भएको संस्था हो, र माथिका प्रश्नहरू हामीमाथि पनि उत्तिकै लागू हुन्छन्। हामीले वर्षभरि चलाएका कार्यक्रम — विद्यालय सहयोग, खानेपानी, स्वास्थ्य शिविर र एम्बुलेन्स, महिला सीप तालिम, कृषि तथा वातावरण — यस संस्थाले चलाएका कार्यक्रमको पृष्ठमा खुला छन्, र संस्थाको उद्देश्य तथा कार्यक्षेत्र यस गैरसरकारी संस्थाको परिचय पृष्ठमा छ। हाम्रो गर्भाशयको मुखको क्यान्सर परीक्षण शिविर स्वास्थ्य तथा जनसंख्या मन्त्रालय, मधेश प्रदेशको सहयोगमा सञ्चालित थियो — यस्तो साझेदारी भएका कार्यक्रमको हिसाब सम्बन्धित निकायसँग पनि भिडाउन सकिन्छ।
कुन आर्थिक वर्षको कुन विवरण चाहिएको हो सम्पर्क पृष्ठबाट लेखेर पठाउनुहोस्; वडाको बैठक वा टोल भेलामा प्रस्तुत गर्नुपर्ने भए त्यही भन्नुहोस्।
बारम्बार सोधिने प्रश्न
सामाजिक परीक्षण र लेखापरीक्षण एउटै हो?
होइन। लेखापरीक्षण इजाजतपत्र प्राप्त लेखापरीक्षकले गर्ने आर्थिक जाँच हो र नवीकरणका लागि अनिवार्य छ। सामाजिक परीक्षण समुदायसामु गरिने खुला प्रस्तुति र प्रश्नोत्तर हो, जसमा रकमसँगै काम र प्रभावको हिसाब दिइन्छ।
सामाजिक परीक्षण नगरे संस्थालाई कारबाही हुन्छ?
गैरसरकारी संस्थाका लागि यसलाई सबैलाई बाध्य पार्ने एउटै मानक अझै छैन, त्यसैले सिधा कारबाहीको व्यवस्था छैन। तर लेखापरीक्षण, साधारण सभा र कर चुक्ता बिना नवीकरण हुँदैन, र धेरै दाता तथा स्थानीय तहले साझेदारीका लागि सामाजिक परीक्षणको प्रतिवेदन माग्छन्।
संस्थाले कागज देखाउन मानेन भने के गर्ने?
निवेदन लिखित रूपमा दिनुहोस् र त्यसको प्रतिलिपि आफूसँग राख्नुहोस्। जवाफ आएन भने नवीकरणको फाइल रहेको जिल्ला प्रशासन कार्यालय र सिफारिस गर्ने वडा कार्यालयमा सोध्न सकिन्छ।
कुनै संस्था अहिले साँच्चै सक्रिय छ कि छैन कसरी थाहा पाउने?
नवीकरण प्रमाणपत्रको मिति हेर्नुहोस्। दर्ता संख्याभन्दा नवीकरण संख्या निकै कम हुने गरेको तथ्यांकले देखाउँछ, त्यसैले पुरानो नवीकरण मिति भएको संस्था कागजमा मात्र बाँचेको हुन सक्छ।
तपाईंको वडा वा टोलमा हामीले चलाएको कुनै कार्यक्रमको हिसाब सार्वजनिक रूपमा सुन्न चाहनुहुन्छ भने भेला मिलाउन सहयोग गर्नुहोस् — मिति, ठाउँ र सहभागी जुटाउने काम मिलेपछि हामी कागजसहित आउँछौं।
